Scanservice

Wir sind die Werkstatt RehaWe, ein Teil der Lebenshilfe Bamberg. In unsere Werkstätten zeichnen viele fleißige Hände und ein moderner Maschinenpark aus. Natürlich bieten wir zeitgemäße Logistik, Zuverlässigkeit, Liefertreue und einen hohen Qualitätsstandard. Alle Werkstätten sind zertifiziert nach DIN ISO 9001.

Zu unseren Kunden gehören Unternehmen wie Bosch, Uniwell, Stürmer, RZB, Bayernwerk und viele mehr. Insgesamt arbeiten wir derzeit mit über 80 Unternehmen zusammen.

Umfassende Digitalisierungslösungen für Unternehmen und Behörden 

Wir kümmern uns um den gesamten Prozess – von der Abholung Ihrer Akten über die Vorbereitung (z. B. Entfernen von Heftklammern) bis hin zur hochwertigen Digitalisierung in verschiedensten Formaten (DIN A0 bis A7) und Auflösungen (100 bis 600 DPI). Auf Wunsch werden Ihre Dokumente mit einer Volltextsuche (OCR) ausgestattet, sodass sie einfach durchsuchbar sind. Die digitalen Dateien können anschließend sicher archiviert oder direkt in Ihre Systeme integriert werden. 

Unser Scanservice umfasst unter anderem: 

• Schriftgutarchivierung – Langfristige und sichere Archivierung von Behörden- und Unternehmensakten
• Baupläne und Bauanträge – Hochauflösende Scans von technischen Zeichnungen und Bauakten in Großformat
• Kommunale Akten – Effiziente Digitalisierung und Archivierung von Verwaltungsunterlagen für Städte und Gemeinden
• Karteikarten – Strukturierte Erfassung und Digitalisierung von Kunden-, Patienten- oder Verwaltungsdaten
• Hängeakten – Lückenlose Digitalisierung von klassischen Büro- und Behördenakten
• Historische Bücher – Schonende Digitalisierung alter Bücher zur Archivierung und Sicherung wertvoller Inhalte 

• Fachzeitungen / Tageszeitungen – Hochauflösende Scans für die Langzeitarchivierung und digitale Nutzung 

   

Mit unserem Scanservice erhalten Sie nicht nur eine präzise, zuverlässige und datenschutzkonforme Dienstleistung – Sie unterstützen gleichzeitig ein wertvolles soziales Projekt. Bei uns arbeiten Menschen mit psychischen Erkrankungen oder Behinderungen, die durch klare Strukturen, Wertschätzung und fachliche Begleitung eine echte Perspektive im Arbeitsleben erhalten.

Ihre Aufträge ermöglichen sinnvolle Beschäftigung, fördern Teilhabe und schaffen Sicherheit – und zugleich profitieren Sie von höchster Qualität dank sorgfältiger Prozesse und strenger Qualitätskontrollen.

Gemeinsam verbinden wir professionelle Digitalisierung mit sozialem Engagement.

Warum unser Scanservice? 

• Höchste Qualitätsstandards – Nahezu fehlerfreie Verarbeitung durch strukturierte Prozesse
• Sicher & DSGVO-konform – Datenschutz hat oberste Priorität
• Individuelle Lösungen – Angepasst an Ihre Anforderungen und Systeme
• Sparen bei der Ausgleichsabgabe - Gutes tun und Geld sparen? Lesen Sie hier mehr

Projektablauf – So funktioniert unser Dokumentenservice 

1. Anfrage & Beratung Sie stellen eine Anfrage über unser Kontaktformular, per E-Mail oder telefonisch. In einem persönlichen Gespräch klären wir Ihre individuellen Anforderungen – ob Digitalisierung, Archivierung oder datenschutzkonforme Vernichtung. 

2. Angebot & Planung Basierend auf Ihren Wünschen erhalten Sie ein maßgeschneidertes Angebot. Gemeinsam legen wir fest, welche Dokumente verarbeitet werden sollen, in welchem Format die Digitalisate benötigt werden und wie die Übergabe erfolgen soll. 

3. Abholung & Transport Unsere geschulten Mitarbeitenden holen Ihre Akten sicher und zuverlässig bei Ihnen ab. Der Transport erfolgt unter Einhaltung aller Datenschutzvorgaben in versiegelten Behältern direkt in unser Scanzentrum in Bamberg

4. Vorbereitung Vor dem eigentlichen Scanprozess bereiten wir die Dokumente sorgfältig vor: Entfernung von Heftklammern, Büroklammern und Bindungen. Glättung und Sortierung der Unterlagen für eine optimale Scanqualität 

5. Digitalisierung Ihre Dokumente werden mit modernster Scantechnik in den gewünschten Formaten (DIN A0 bis A7) und Auflösungen (100 bis 600 DPI) digitalisiert. 

6. Archivierung & Indexierung Auf Wunsch integrieren wir eine Volltextsuche (OCR), sodass Ihre Dokumente einfach durchsuchbar sind. Die Daten können in Ihre bestehenden Systeme importiert oder auf einem Datenträger bereitgestellt werden. 

7. Rückgabe oder Vernichtung Nach der Digitalisierung entscheiden Sie: ○ Fachgerechte Rückgabe der Originaldokumente: Datenschutzkonforme Vernichtung nach höchsten Sicherheitsstandards 

Durch diesen strukturierten Ablauf garantieren wir eine effiziente, sichere und nahezu 100 % fehlerfreie Verarbeitung Ihrer Dokumente. 

Schnittstellen - Übergabe der Daten 

Nach der erfolgreichen Digitalisierung erhalten Sie Ihre Dokumente in den gängigsten Formaten wie PDF, TIFF oder JPEG – individuell angepasst an Ihre Anforderungen. Dabei achten wir darauf, dass die Dateien optimal für Ihre Weiterverarbeitung vorbereitet sind und nahtlos in Ihre bestehenden Systeme integriert werden können. 

Unsere flexible Übergabeoptionen 

• Sicherer Datenträger – Sie erhalten Ihre digitalisierten Akten auf einem geschützten Medium (z. B. externe Festplatte oder USB-Stick). 
• Nachhaltige Entsorgung – Umweltfreundliche Vernichtung mit fachgerechtem Recycling
  • Sicherer Ablauf unserer Aktenvernichtung
    • 1. Abholung & Transport – Geschützt und verschlossen direkt aus Ihrem Unternehmen
    • 2. Gesicherte Zwischenlagerung – Zutrittskontrollierte Bereiche nach Datenschutzrichtlinien
    • 3. Vernichtung nach DIN 66399 – In zertifizierten Anlagen, je nach gewünschter Sicherheitsstufe
    • 4. Nachweis durch Vernichtungsprotokoll – Dokumentation der DSGVO-konformen Entsorgung